Chia sẻ màn hình desktop trực tuyến với vyew.com

Vyew là một trong những nhà dịch vụ cung ứng giải pháp tổ chức meeting Online, chia sẻ màn hình desktop chuyên nghiệp, gắn kết một cách hoàn hảo giữa người thuyết trình và người tham dự. Đặc biệt là hoàn toàn miễn phí với phiên bản đầy đủ chức năng cho một hội thảo chuyên nghiệp như:

- Video Webcam (tương tác video trực tuyến dành cho tất cả người tham dự)
- Push-To-Talk Audio (hội đàm tương tác giữa các thành viên trong nhóm)
- Chia sẻ màn hình desktop của người thuyết trình với người tham dự (điều này sẽ thuận lợi trong trường hợp bạn hướng dẫn sử dụng một tiện ích phần mềm mà bạn viết ra, rất thích hợp trong ngữ cảnh tổ chức đào tạo trực tuyến).
- Chia sẻ tập tin dễ dàng, trò chuyện Public hay private giữa 2 người.
- Cung cấp nhiều status hữu dụng cho cuộc meeting như Raised hand (yêu cầu được phát biểu ý kiến), Slow Down (đề nghị nói chậm lại)...và còn khá nhiều tiện ích khác.

Hướng dẫn khai thác

1. Đối với trường hợp bạn là người tổ chức hội thảo:

Bạn cần truy cập vào địa chỉ https://vyew.com/go/register để đăng ký cho mình một tài khoản VYEW và được cung cấp một SessionID (Session ID này dùng để cung cấp cho người tham dự đăng nhập vào hội thảo trực tuyến của bạn). Do trang web tổ chức hội thảo được xây dựng trên nền Flash nên vì thế cần một vài phút để trình duyệt IE cài đặt và thiết lập thêm plugin Flash.

Màn hình đăng ký hiện ra...bạn lần lượt điền các thông số như email (lưu ý địa chỉ này là email thật của bạn, để xác thực tài khoản đăng ký), password tùy ý. Tiếp đến bạn cung cấp thêm một số thông tin về bạn cho hệ thốngVyew, chẳng hạn bạn sử dụng Vyew cho nhu cầu nào như Presentations, Webniars, Creating content with other people, Document Review, Graphic Design Review, Multimedia Review, Education/Trainning... Sau khi bạn đăng ký sẽ có một email chứng thực gửi đến hộp thư của bạn và bạn phải kích hoạt nó để hoàn tất quá trình đăng ký. (Hình 1)

Hình 1 - Đăng ký tài khoản trên VYEW thật đơn giản

2. Đối với trường hợp bạn là người tham gia hội thảo:

Ngoài những yếu tố cần thiết như đường truyền Internet ổ định, bạn chỉ cần có SessionID hoặc đường link Metting URL do chính người tổ chức hội thảo cung cấp là tham gia vào hội thảo trực tuyến mà không cần phải đăng ký. Nếu người tổ chức cung cấp cho bạn số Session ID thì bạn vào địa chỉ https://vyew.com và gõ số Session ID vào mục Join existing Session (lưu ý đăng nhập với tùy chọn Join as guest now); ngược lại nếu cung cấp cho bạn một địa chỉ Metting URL (chẳng hạn http://vyew.com/036520/ ) thì bạn chỉ cần nhấp vào là xong.

3. Các bước chuẩn bị khởi tạo một Meeting Online:

Bước 1:

Để khởi tạo một cuộc Meeting Online, bạn cần đăng nhập vào hệ thốngVYEW tại địa chỉ https://vyew.com/go/login với tài khoản mà bạn vừa đăng ký. Thông thường bạn sẽ phải mất 3 -5 phút để thiết lập kết nối và tải một số file cần thiết cho một Session trực tuyến được tạo ra. Để mời khách tham dự hội thảo qua 2 cách cung cấp địa chỉ Session ID (Session ID là dãy số cuối cùng trên thanh Address của trình duyệt) hoặc Copy đường link trên trình duyệt để gửi đi (Hình 2)

Hình 2 - Màn hình giao diện trực quan của người tổ chức Meeting Online

Bước 2:

Để đưa nội dung thuyết trình lên Session Meeting của mình, bạn nhấp vào nút Upload Content bên tay trái màn hình giao diện chính. ở đây hệ thốngVyew hỗ trợ nhiều loại tập tin như document, image, Flash Movie, Music...nên bạn thoải mái đưa những file mà muốn thuyết trình với công chúng. Nhấp nút Upload into a New VyewBook và duyệt đến thư mục chứa tập tin thuyết trình. Sau khoảng vài giây Upload lên hệ thống, tên tập tin đó sẽ hiển thị ở cửa sổ My VyewBooks. (Hình 3)

Hình 3 - Đưa nội dung cần thuyết trình lên My Meeting

Bước 3:

Để truyền tải nội dung thuyết trình đến các thành viên tham gia bằng cách đánh dấu check tên tập tin thuyết trình trong cửa sổ My VyewBooks và nhấp vào nút tam giác...chọn Open (hoặc nhấp nút Create New VyewBook/Start a Meeting Now) > Force participants to follow you. (Hình 4, Hình 5)

Hình 4: Màn hình nội dung thuyết trình trên máy tính của người tổ chức

Hình 5: Màn hình nội dung thuyết trình trên máy tính của tham gia

Bước 4:

Để mang phong cách của hội nghị truyền hình và chuyên nghiệp...bạn cần trang bị thêm một Webcam là bạn có thể truyền tải hình ảnh của người thuyết trình đến người tham dự bằng cách nhấp vào biểu tượng Webcam ở mục Voice/Webcam để bắt đầu truyền tải hình ảnh. Tất nhiên trong cuộc meeting thì không thể thiếu hội đàm bằng tiếng nói với nhau...nhấp vào nút Pusk to Talk qua hình thức Chat Voice giữa người thuyết trình và người tham dự (lưu ý cần bảo đảm rằng Microphone hoạt động tốt). (Hình 6)

Hình 6 - Tùy chọn Webcam, Chat voice...2 yếu tố giúp một cuộc Meeting thành công.

Bước 5:

Đến một ngữ cảnh nào đó trong bài thuyết trình, bạn cần có một thao tác demo trên một ứng dụng nào đó cho rõ vấn đề hơn...thì bạn hoàn toàn có thể chủ động bằng cách Share cả màn hình Desktop của mình rồi thực hiện một demo trên ứng dụng liên quan... tất cả các hình ảnh thao tác đều được truyền tải đến người xem. Để làm điều này, bạn nhấp qua thẻ Desktop share và nhấn Start. (Hình 7)

Hình 7 - Chia sẻ màn hình Desktop với các thành viên trong cuộc Meeting

4. Một số vấn đề cần nắm rõ

Bạn là người tổ chức Meeting thì đồng nghĩa bạn có quyền làm chủ mọi thứ trên Session của mình như:

- Khách tham dự khi Join vào Session (My Meeting) của bạn đều nằm ở danh sách chờ duyệt của bạn (danh sách này có tên Lobby) và hệ thống sẽ hiển thị ra một thoại hỏi bạn để xác nhận cho tham vào hay không? Tất nhiên bạn cũng có thể đuổi bất kì thành viên nào có ý định quấy rối bằng cách nhấp phải chuột và chọn Disconnect.
- Bạn là người tham gia...muốn phát biểu ý kiến thì bạn nhấp vào tên hiển thị của mình ở cửa sổ User list và chọn Raise your hand. Nếu như bạn cảm thấy người thuyết trình nói nhanh quá thì bạn chọn Slow down. Tất nhiên những status này...sẽ được chuyển đến và hiển thị trên màn hình của người thuyết trình.
- Bạn là người tham gia...muốn Chat Voice với người thuyết trình....Bạn chọn Pusk to Talk và chờ người thuyết trình đồng ý.
- Để thảo luận giữa các thành viên trong cuộc Meeting...bạn có thể trao đổi qua hình thức Chat tin nhắn. (Có 2 hình thức cho bạn lựa chọn Public và Private với một cá nhân nào đó)
- Chỉ có người thuyết trình mới điều chỉnh được Page này sang Page khác trong một tài liệu Document, tất cả màn hình Meeting trong một Session đều được đồng bộ với nhau. (Hình 8)

Hình 8 - Điều chỉnh Slide thuyết trình do người thuyết minh thực hiện

- Bảng phân tích số liệu về thông số kỹ thuật cũng như tính năng của nhà cung cấp VYEW so với các nhà cung cấp khác được thể hiện rõ tại địa chỉhttp://vyew.com/content/Comparison .
- Về cấu hình máy tính, tác giả khuyến cáo với cấu hình tương đối và dung lượng bộ nhớ từ 512 MB trở nên.

Nguyễn Minh Luân (Theo Xahoithongtin.vn)
zerovn.net

Share